HotelAgent AI – Inteligentna obsługa gości bez wymiany systemów
Nowoczesne rozwiązanie, które spaja komunikację z gośćmi w jedną spójną relację – bez względu na kanał kontaktu.
Jak działa HotelAgent AI – inteligencja, która spina wszystko w całość
HotelAgent AI nie zastępuje Państwa dotychczasowych systemów hotelowych. Działa jako warstwa inteligencji, która integruje komunikację z gośćmi i porządkuje całą obsługę w jedną, spójną relację – niezależnie od tego, czy gość kontaktuje się przez stronę WWW, e-mail, telefon czy WhatsApp.
System działa obok istniejącej infrastruktury IT, wzbogacając ją o możliwości sztucznej inteligencji bez konieczności kosztownych zmian technologicznych. To rozwiązanie, które dopasowuje się do Państwa hotelu, a nie odwrotnie.
Jedna logika obsługi – wiele kanałów kontaktu
Goście kontaktują się z hotelem różnymi drogami: przez stronę internetową, e-mail, telefon, WhatsApp czy platformy rezerwacyjne takie jak Booking.com. Każdy kanał tradycyjnie wymaga osobnej uwagi i często prowadzi do fragmentacji informacji.
HotelAgent AI sprawia, że niezależnie od wybranego kanału komunikacji, hotel prowadzi jedną spójną rozmowę z pełnym kontekstem. System automatycznie łączy wszystkie interakcje w kompletny obraz relacji z gościem, eliminując konieczność powtarzania informacji i zapewniając płynność obsługi na najwyższym poziomie.
Strona WWW
Inteligentny asystent odpowiada 24/7
E-mail i telefon
Pełna historia kontaktów zawsze dostępna
WhatsApp i SMS
Szybki kontakt w trakcie pobytu
Platformy rezerwacyjne
Wsparcie recepcji w przygotowaniu odpowiedzi
Inteligentne rozpoznanie gości i kontekst rozmowy
Kiedy gość nawiązuje kontakt, system natychmiast rozpoznaje, z kim rozmawia – na podstawie numeru telefonu, adresu e-mail lub kontekstu rezerwacji. W ułamku sekundy HotelAgent AI załadowuje pełny profil gościa i „widzi" kompletny obraz sytuacji.
System automatycznie identyfikuje, czy to gość po raz pierwszy odwiedzający hotel, czy powracający stały klient. Analizuje, na jakim etapie jest pobyt – przed przyjazdem, w trakcie pobytu czy po wyjeździe – oraz ładuje preferencje i pełną historię dotychczasowych kontaktów.
Dzięki tej inteligencji hotel nie zaczyna każdej rozmowy od zera. Każda interakcja jest kontynuacją relacji, co przekłada się na wyjątkowe doświadczenie gościa i efektywność pracy zespołu.
01
Rozpoznanie gościa
Na podstawie e-mail, telefonu lub rezerwacji
02
Załadowanie profilu
Status, historia, preferencje
03
Kontekst rozmowy
Pełna wiedza od pierwszego słowa
Trzy tryby pracy – pełna kontrola hotelu
HotelAgent AI oferuje elastyczne podejście do automatyzacji, dostosowane do filozofii obsługi Państwa hotelu. System może działać w trzech trybach, dając pełną kontrolę nad poziomem autonomii sztucznej inteligencji.
Tryb automatyczny
Agent samodzielnie odpowiada na typowe pytania gości 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Idealne rozwiązanie dla standardowych zapytań o godziny śniadania, udogodnienia czy dojazd.
Tryb z zatwierdzeniem
AI przygotowuje profesjonalną odpowiedź, a recepcja przed wysłaniem ma możliwość jej przejrzenia i kliknięcia „Wyślij". Łączy szybkość AI z kontrolą człowieka.
Tryb hybrydowy
Proste, powtarzalne tematy obsługuje automatycznie AI, natomiast nietypowe lub złożone sprawy są natychmiast eskalowane do pracownika recepcji. Najlepsza efektywność.
Ciągła pamięć i personalizacja każdej interakcji
Po zakończeniu każdej rozmowy system automatycznie zapisuje wszystkie ustalenia, preferencje gościa oraz kluczowe informacje z konwersacji. Ta „pamięć" sprawia, że każda kolejna interakcja z hotelem jest:
  • Szybsza – brak potrzeby powtarzania informacji
  • Bardziej personalna – system pamięta preferencje
  • Spójna – niezależnie od zmiany kanału komunikacji
  • Efektywna – nawet przy zmianie pracownika na recepcji
Gość, który pytał o szlaki rowerowe przed przyjazdem, automatycznie otrzyma propozycje tras po zameldowaniu. Jeśli wspomniał o alergii pokarmowej przez e-mail, informacja trafi do restauracji bez dodatkowego przypominania.
Inteligentny asystent na stronie WWW hotelu
Na stronie internetowej hotelu działa zaawansowany inteligentny asystent, który aktywnie wspiera potencjalnych gości w procesie wyboru i rezerwacji. System odpowiada na pytania o dostępność pokoi, ceny, udogodnienia i atrakcje w okolicy, pomaga w procesie rezerwacji oraz zbiera preferencje gościa – wszystko w czasie rzeczywistym.
Odpowiedzi na pytania
Natychmiastowa reakcja na zapytania o hotel
Wsparcie rezerwacji
Pomoc w wyborze pokoju i finalizacji
Zbieranie preferencji
Personalizacja doświadczenia od początku
Kluczowa zaleta: rozmowa nie „znika" po zamknięciu strony. Jeśli gość kontynuuje później komunikację przez e-mail lub telefon, system pamięta cały kontekst wcześniejszej konwersacji, zapewniając płynność doświadczenia na każdym etapie.
Współpraca z Booking.com – zgodnie z regulaminem
HotelAgent AI w pełni respektuje regulamin Booking.com i nie działa jako automatyczny bot w czacie platformy. Zamiast tego inteligentnie wspiera pracę zespołu recepcji, znacząco podnosząc jakość i szybkość obsługi.
System analizuje przychodzące wiadomości od gości, przygotowuje profesjonalne, kontekstowe odpowiedzi oraz pomaga zachować spójny, wysoki standard komunikacji. Formalnie odpowiada hotel – dokładnie tak, jak dzieje się to obecnie – tylko szybciej, efektywniej i z pełnym dostępem do kontekstu rozmowy.
W trakcie pobytu, zgodnie ze standardami branżowymi, gość może zostać zaproszony do kontaktu przez WhatsApp lub SMS. To zapewnia szybszą obsługę concierge i wyższy poziom personalizacji usług podczas pobytu.
Korzyści operacyjne dla Państwa hotelu
Wdrożenie HotelAgent AI przekłada się na wymierne korzyści w codziennym zarządzaniu hotelem. System optymalizuje procesy, podnosi jakość obsługi i zwiększa przychody – jednocześnie odciążając zespół recepcji.
Mniej pracy ręcznej
Automatyczna obsługa powtarzalnych pytań uwalnia czas personelu na zadania wymagające ludzkiego podejścia
Reakcja 24/7
Goście otrzymują odpowiedzi natychmiast, niezależnie od pory dnia czy nocy, również w weekendy i święta
Spójny standard
Każdy gość otrzymuje komunikację na tym samym wysokim poziomie, niezależnie od zmiany czy obłożenia
Więcej sprzedaży
Inteligentne sugestie usług dodatkowych zwiększają przychody z upsellingu i cross-sellingu
Lepsze recenzje
Szybka, personalna obsługa przekłada się na wyższe oceny i większą lojalność gości
Najczęstsze pytania właścicieli i dyrektorów
Czy musimy wymieniać PMS lub inne systemy?
Absolutnie nie. HotelAgent AI działa obok istniejących systemów i integruje się z tym, co już funkcjonuje w Państwa hotelu. Nie wymaga kosztownej wymiany infrastruktury IT.
Czy to jest zgodne z regulaminem Booking.com?
Tak, w pełni. Nie automatyzujemy czatu Booking.com jako bot. HotelAgent AI wspiera recepcję w przygotowaniu odpowiedzi, a formalnie odpowiada zawsze hotel.
Czy goście muszą wiedzieć, że to AI?
To jest decyzja hotelu. Można komunikować neutralnie „asystent hotelu" lub transparentnie poinformować, że korzystamy z technologii AI. Oba podejścia są akceptowalne.
Co jeśli agent popełni błąd?
Można włączyć tryb zatwierdzania odpowiedzi przez recepcję przed wysłaniem. System automatycznie eskaluje nietypowe sprawy do pracownika, minimalizując ryzyko błędów.
Czy inwestycja się opłaca?
W większości przypadków tak. System jednocześnie zwiększa przychody poprzez inteligentny upselling i obniża koszty operacyjne dzięki automatyzacji obsługi concierge 24/7.